Politika varstva osebnih podatkov

Politika varstva osebnih podatkov Kmetijsko gozdarske zbornice Slovenije

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti člane Kmetijsko gozdarske zbornice Slovenije, sodelavce in zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo s Kmetijsko gozdarsko zbornico Slovenije (v nadaljevanju: zbornica) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja zbornica.

Zbornica ceni zasebnost posameznikov, zato osebne podatke skrbno varuje.

Osebne podatke zbornica obdeluje v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Splošna uredba)) in veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in drugo zakonodajo, ki zbornici daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije za posameznike, na kakšen način zbornica kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki so opisane v nadaljevanju.

Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je:

Kmetijsko gozdarska zbornica Slovenije
Gospodinjska ulica 6
1000 Ljubljana
kgzs@kgzs.si
(01) 513 66 00

Pooblaščena oseba

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe je zbornica za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovala družbo:

DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
www.datainfo.si
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 4 300

Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Zbornica zbira in obdeluje osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Izpolnitev zakonske obveznosti oziroma opravljanje naloge v javnem interesu

Zbornica lahko na osnovi določil v zakonu obdeluje določene osebne podatke. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je tako lahko: Zakon o Kmetijsko gozdarski zbornici Slovenije (Uradni list RS, št. 69/04 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 26/08 in 7/09 – odl. US), Zakon o živinoreji (Uradni list RS, št. 18/02, 110/02 – ZUreP-1, 45/04 – ZdZPKG, 90/12 – ZdZPVHVVR in 45/15), Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06), Zakon o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 43/11), Pravilnik o požarnem redu (Uradni list RS, št. 52/07, 34/11 in 101/11),  Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB), Javno pooblastilo za izvajanje izobraževanja za pridobitev nacionalne poklicne kvalifikacije (NPK) pridobljeno na podlagi Zakona o nacionalnih poklicnih kvalifikacijah (Uradni list RS, št. 1/07 – UPB in 85/09) ter druga zakonodaja.

Zbornica na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime, priimek, naslov prebivališča (stalno, začasno), naslov za vročanje, EMŠO, davčno številko, podatke o rezidentskem statusu člana, številko TRR, lastništvo kmetijskih oz gozdnih zemljišč, katastrski dohodek, KMG-MID, telefonsko številko, elektronski naslov, domače ime kmetije, datum in kraj rojstva, številko in datum izdaje certifikata, poklicno kvalifikacijo, ki jo je kandidat pridobil, stopnjo ter vrsto strokovne izobrazbe in druge, kot je to opredeljeno v zakonodaji.

V omejenih primerih je na zbornici možna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe

V primeru, ko posameznik z zbornico sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke posameznika mora zbornica obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, zbornica ne more skleniti pogodbe, prav tako mu zbornica ne more izvesti storitve ali plačati storitve oz blaga v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Ravno tako sme zbornica na podlagi 2. odstavka 158. člen Zakona o elektronskih komunikacijah pogodbene stranke obveščati o vsebinah, storitvah in dogodkih. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na kgzs@kgzs.si ali z redno pošto na naslov zbornice.

Zakoniti interes

Zbornica lahko pri izvajanju tržne dejavnosti osebne podatke obdeluje v omejenem obsegu tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si zbornica prizadeva. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa zbornica vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko zbornica posameznike, ki z zbornico sodelujejo preko tržne dejavnosti, občasno obvešča o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na kgzs@kgzs.si ali z redno pošto na naslov zbornice.

Obdelava na podlagi privolitve

V kolikor zbornica nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, opravljanja javne naloge, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

• naslov prebivališča, naslov elektronske pošte in/ali telefonske številke za namen obveščanja in/ali komunikacije,
• fotografije, video posnetke in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. fotografije z dogodkov) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih zbornice;
• druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in kasneje tega ne želi več, lahko kadarkoli zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na kgzs@kgzs.si ali z redno pošto na naslov zbornice.

Hramba in izbris osebnih podatkov

Zbornica bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor zbornica podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon.

Osebne podatke, ki jih zbornica obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, zbornica hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in zbornico do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani zbornica podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Tiste osebne podatke, ki jih zbornica obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, zbornica hrani do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Zbornica lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko zbornica zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe zbornica - upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Zbornica lahko posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca - zbornice, v mejah njenega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje zbornica so predvsem:

• vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne, čistilne storitve);
• vzdrževalci informacijskih sistemov;
• ponudniki programske opreme;
• ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook ipd.).

Zbornica v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil zbornice in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Zbornica kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

Videonadzor

V Kmetijsko gozdarski zbornici Slovenije izvajamo videonadzor. S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v okolici vhodov) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. člena ZVOP-2). Videonadzor pa izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih in obiskovalcev) ter premoženja zavoda (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe, v povezavi s 76. in naslednjimi členi ZVOP-2).  Videonadzor nam bo v pomoč pri odkrivanju, obravnavi ali reševanju incidenčnih oz. izrednih dogodkov, kaznivih dejanj, odškodninskih ali drugih zahtevkov. Posnetki se hranijo do 45 dni. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države. Videonadzor omogoča spremljanje dogajanja v živo. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki (01) 513 66 00 oz. elektronskem naslovu kgzs@kgzs.si. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti. Dodatna vprašanja lahko naslovite tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, dosegljivo na dpo@datainfo.si.

Piškotki

Spletna stran zbornice deluje s pomočjo t.i. piškotkov. Piškotek (angl. cookie) je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, če je uporabnik že obiskal to spletno mesto in pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje in upravljanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja uporabnik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali onemogoči. Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko uporabnik izbriše, navodila so na spletnih straneh posameznega brskalnika.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje uporabniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov se lahko torej oceni učinkovitost zasnove spletnega mesta.

Spletna stran zbornice uporablja naslednje piškotke:

Varovanje podatkov in točnost podatkov

Zbornica skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Zbornični informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Zbornica je uvedla ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu posameznikovih osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih zbornica posreduje v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.

Posameznik je sam odgovoren, da zbornici svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Zbornica se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko zbornica na posameznika obrne za potrditev točnosti njegovih osebnih podatkov.

Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

• Zahteva lahko informacije o tem, ali ima zbornica osebne podatke o njem in, če je tako, katere podatke ima ter na kakšni podlagi jih ima in zakaj jih uporablja.
• Zahteva dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima zbornica o njem ter preveri, ali jih obdeluje zakonito.
• Zahteva popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.
• Zahteva izbris njegovih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.
• Ugovarja nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zbornica zanaša na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z njegovim posebnim položajem; ne glede na določilo prejšnjega stavka ima pravico kadarkoli ugovarjati, če obdeluje zbornica njegove osebne podatke za namene neposrednega trženja.
• Zahteva omejitev obdelave njegovih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov o njem, na primer če želi, da zbornica ugotovi njihovo točnost ali preveri razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo.
• Zahteva prenos njegovih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo.
• Prekliče privolitev oziroma soglasje, ki ga je podal za zbiranje, obdelavo in prenos njegovih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo zbornica prenehala obdelovati njegove osebne podatke za namene, ki jih je prvotno sprejel, razen če nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, pošlje zahtevek po elektronski pošti na kgzs@kgzs.si ali z redno pošto na naslov zbornice: Kmetijsko gozdarska zbornica Slovenije, Gospodinjska ulica 6, 1000 Ljubljana.

Dostop do osebnih podatkov posameznika in uveljavljene pravic je brezplačno. Vendar pa lahko zbornica zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko  zbornica zahtevo tudi zavrne.

V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo zbornica morda morala od posameznika zahtevati določene informacije, ki ji bodo pomagale pri potrditvi njegove identitete, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

V primeru, da posameznik meni, da so njegove pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ oz. na informacijskega pooblaščenca. Povezava na: www.ip-rs.si.

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanje v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na zbornico.

Objava sprememb

Vsaka sprememba Politike varstva osebnih podatkov Kmetijsko gozdarske zbornice Slovenije bo objavljena na spletni strani zbornice. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Številka: 159/01/2023

Datum: 27. 3. 2023                                                                      

Janez Pirc, direktor